툴곰
어떤 서식인가
회의록이 쓸모없어지는 가장 흔한 이유는 오간 이야기와 결정 사항이 뒤섞여 있어서입니다. 나중에 읽으면 무엇이 정해진 건지 알 수 없습니다.
이 양식은 논의 내용과 결정 사항을 따로 둡니다. 결정 사항 표에는 "무엇을 하기로 했는지"만 적고, 왜 그렇게 됐는지는 논의 내용에 남깁니다.
후속 조치 표에는 담당자와 완료 기한 칸이 따로 있습니다. 이 두 칸이 비어 있으면 다음 회의에서 같은 이야기를 다시 하게 됩니다.
결정 사항은 누가 · 무엇을 · 언제까지 세 가지가 한 문장에 다 들어가야 나중에 쓸모가 있습니다. 검토하기로 함은 결정이 아닙니다. 영업팀이 단가표 초안을 3월 8일까지 공유한다까지 적혀야 다음 회의에서 확인할 것이 생깁니다.
회의록은 기억이 남아 있을 때 써야 합니다. 회의가 끝나고 하루가 지나면 오간 말의 순서가 흐려지고, 사흘이 지나면 결정과 의견이 구별되지 않습니다. 늦어도 당일 안에 초안을 돌리고, 참석자가 이의를 달 시간을 하루 정도 주는 방식이 무난합니다.
이렇게 씁니다
- 회의명·일시·장소·참석자·작성자를 개요표에 적습니다.
- 안건을 번호로 나열합니다.
- 논의 내용에 오간 이야기를 적습니다.
- 결정 사항과 후속 조치를 표에 나눠 적고, 담당자와 기한을 반드시 채웁니다.
- 작성·검토·승인란을 거쳐 배포합니다.
자주 묻는 것
한글(HWP)로 써야 합니다
워드에서 열어 내용을 복사해 붙이거나, 한컴오피스에서 DOCX를 바로 열어 다시 저장하면 됩니다.
표가 모자랍니다
표 안에서 Tab 키를 누르면 행이 추가됩니다.
결재란이 회사 양식과 다릅니다
맨 아래 표의 칸 이름을 회사 결재선에 맞게 바꿔 쓰시면 됩니다.
녹음을 해도 됩니까
참석자에게 미리 알리고 동의를 받는 것이 원칙입니다. 다만 녹음을 그대로 옮겨 적은 것은 회의록이 아닙니다. 녹음은 확인용으로 두고, 회의록에는 결정과 그 이유만 남기는 편이 읽는 사람에게 훨씬 낫습니다.
참석하지 않은 사람에게도 돌려야 합니까
결정 사항이 그 사람의 일에 영향을 준다면 돌리는 편이 낫습니다. 후속 조치 표에 담당자로 적힌 사람이 회의록을 못 받아 기한을 넘기는 일이 가장 흔한 사고입니다.
파일 사양
| 형식 | Microsoft Word (.docx) |
|---|---|
| 구성 | 개요표 + 안건 + 논의내용 + 결정사항 + 후속조치 + 결재란 |
| 표 | 4개 |
| 인쇄 | A4 세로 |