툴곰1. 업무 목록만으로는 안 되는 이유
흔한 인수인계서는 "1. 예산 관리, 2. 보안당번 운영, 3. 비품 관리" 같은 업무 이름 목록입니다. 후임자는 이걸 읽고도 아무것도 시작할 수 없습니다. 예산 관리를 위해 어느 시스템에 들어가는지, 매달 며칠에 뭘 올리는지, 막히면 누구에게 묻는지가 없기 때문입니다. 전임자 머릿속에만 있는 이 정보가 인수인계서의 본체입니다.
2. 꼭 들어가야 할 7가지
① 정기 업무 달력
가장 쓸모 있는 부분입니다. 매달·매분기·매년 돌아오는 일을 날짜 순서로 적습니다.
| 시기 | 업무 | 참고 문서 |
|---|---|---|
| 매월 1~5일 | 보안당번 근무명령, 유연근무제 실시 기안 | 지난달 같은 제목 문서 |
| 매월 23~28일 | 통신·전기·렌털 등 고정비 결의 | 청구서 수신 메일함 |
| 분기 말 | 공공서비스 목록 정비 결과 제출 | 상급기관 공문 |
| 7월·10월 | 연차 사용촉진 통보 | 연차 가이드 |
그룹웨어에서 지난 1년 동안 본인이 올린 문서 목록을 뽑아 보면 이 달력을 거의 그대로 만들 수 있습니다.
② 진행 중인 건
지금 결재 중이거나, 품의는 났는데 결의가 안 된 건, 거래처 회신을 기다리는 건입니다. 각각 현재 어디까지 됐고 다음에 무엇을 해야 하는지를 한 줄로 적습니다. 인수인계에서 가장 많이 사고가 나는 자리입니다.
③ 파일과 자료 위치
공유 폴더 경로, 그룹웨어 문서함, 서류철 보관 장소. "제 바탕화면에 있어요"는 인수인계가 아닙니다. 개인 PC에 있는 업무 파일은 떠나기 전에 공유 폴더로 옮깁니다.
④ 계정과 시스템
업무에 쓰는 시스템 이름, 접속 주소, 계정 관리 부서. 비밀번호는 적지 않습니다. 대신 "회계 시스템 권한은 회계팀에 신청" 같은 경로를 적습니다.
⑤ 연락처
거래처 담당자, 유관 부서 담당자, 상급기관 담당자. 이름과 번호만이 아니라 무슨 일로 연락하는 사람인지를 같이 적어야 쓸모가 있습니다.
⑥ 주의할 점
전임자가 겪은 사고와 예외입니다. "이 거래처는 세금계산서를 늦게 보내니 25일에 한 번 독촉", "이 결재권자는 견적 비교표 없으면 반려" 같은 것들입니다. 공식 문서에는 안 남는 정보라 여기서 빠지면 영영 사라집니다.
⑦ 물품과 열쇠
법인카드, 열쇠, 출입카드, 장비. 개수를 적고 넘길 때 확인합니다.
3. 쓰는 순서
- 지난 1년 동안 올린 문서 목록을 뽑는다
- 반복되는 것을 골라 정기 업무 달력을 만든다
- 진행 중인 건을 정리한다
- 파일 위치, 계정, 연락처를 채운다
- 주의할 점은 생각날 때마다 덧붙인다 — 마지막 날에 몰아 쓰면 절반은 빠진다
- 후임자와 함께 한 번 읽으며 질문을 받는다
툴곰 인수인계서 서식은 정기업무·진행중 과제·계정과 권한·자료·거래처로 구분을 골라 적게 되어 있고, 자료 위치가 비면 칸이 붉게, 인계가 끝나면 줄이 회색으로 바뀌어 남은 것만 보입니다.
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q. 인수인계 기간은 얼마나 잡나요?
정해진 법정 기간은 없고 취업규칙이나 내부 규정을 따릅니다. 실무에서는 최소한 정기 업무가 한 번씩 돌아가는 기간, 보통 한 달 주기 업무가 많다면 2~4주를 겹쳐 두는 것이 좋습니다. 겹치는 기간이 없다면 문서를 더 자세히 써야 합니다.
Q. 비밀번호를 인수인계서에 적어도 되나요?
적지 마세요. 인수인계서는 여러 사람이 보는 문서가 됩니다. 계정 이름과 관리 부서만 적고, 비밀번호는 담당자가 직접 재설정하게 하거나 보안 담당을 통해 넘깁니다.
Q. 인수인계서에 서명을 받아야 하나요?
받아 두는 것이 좋습니다. 인계자·인수자·확인자(부서장)가 서명하면 나중에 "그건 못 받았다"는 다툼을 줄일 수 있습니다.