툴곰1. 기안문은 결재권자가 읽는 순서대로 쓴다
결재권자는 하루에 수십 건의 문서를 봅니다. 대부분 제목과 본문 첫 줄만 읽고 승인할지 판단하고, 이상한 점이 있을 때만 아래를 내려 봅니다. 그래서 기안문은 "결론이 위, 근거가 그 아래" 구조여야 합니다. 배경 설명을 길게 늘어놓은 뒤 마지막 줄에 "~하고자 합니다"를 쓰면 읽는 사람이 끝까지 내려가야 무슨 문서인지 압니다.
기본 뼈대는 다음과 같습니다.
| 제목 | 무엇을 하는 문서인지 한 줄로. 끝에 "건", "보고", "지출" 같은 처리 종류가 드러나게 |
|---|---|
| 1. 관련 | 이 일을 하는 근거. 상위 문서 번호, 계획, 규정 조항 |
| 2. 본문 첫 문장 | "위 호와 관련하여 ~을 다음과 같이 ~하고자 합니다." |
| 가. 나. 다. | 일시·장소·대상·금액·방법 같은 세부 내용 |
| 붙임 | 계획서, 견적서, 명단처럼 따로 붙이는 문서 목록 |
2. 실제 예시
사무국에서 매달 올리는 근무명령 기안을 예로 들면 이렇습니다.
1. 관련: 사무국 보안관리 지침 제5조(당번 근무)
2. 위 호와 관련하여 2026년 10월 보안당번 근무를 다음과 같이 명령하고, 9월 근무 결과를 보고합니다.
가. 근무 기간: 2026. 10. 1.(목) ~ 10. 31.(토)
나. 근무 방법: 퇴근 시 출입문·창문·전열기구 점검 후 점검표 서명
다. 9월 근무 결과: 22회 근무, 특이사항 없음
붙임 1. 2026년 10월 보안당번 근무표 1부.
2. 2026년 9월 보안점검표 사본 1부. 끝.
제목에 연월과 처리 종류가 다 들어 있어서, 결재권자는 제목만 보고 "매달 오는 그 문서"라는 걸 압니다. 본문 2번 첫 문장이 문서 전체를 요약하고, 가·나·다는 확인용입니다.
3. 항목 기호는 정해진 순서가 있다
항목을 나눌 때는 아래 순서로 내려갑니다. 상위 항목에서 한 단계 내려갈 때마다 두 타(한 글자)씩 오른쪽으로 들여 씁니다.
| 1단계 | 1. 2. 3. |
|---|---|
| 2단계 | 가. 나. 다. |
| 3단계 | 1) 2) 3) |
| 4단계 | 가) 나) 다) |
| 5단계 | (1) (2) (3) |
| 6단계 | (가) (나) (다) |
| 7·8단계 | ① ② ③ / ㉮ ㉯ ㉰ |
실무에서는 3단계 넘게 내려가는 일이 거의 없습니다. 4단계까지 필요하다면 본문에 다 넣지 말고 계획서로 따로 만들어 붙임으로 돌리는 편이 읽기 쉽습니다. 특수기호(□, ○, -)를 쓰는 보고서 양식도 있지만, 기안문 본문은 위 순서를 따르는 것이 원칙입니다.
4. 관련 근거를 쓰는 법
"1. 관련"에는 이 일을 해도 된다는 근거를 적습니다. 위에서 내려온 공문이 있으면 그 문서 번호와 날짜를, 연초에 승인받은 계획이 있으면 그 계획을, 규정이 근거면 조항을 씁니다.
- 문서 근거:
1. 관련: 기획운영실-1234(2026. 9. 15.) "2026년 하반기 사업계획" - 규정 근거:
1. 관련: 복무규정 제12조(유연근무) - 근거가 둘 이상이면 가. 나.로 나눕니다.
근거가 없는 일이라면 관련 항목 없이 바로 본문을 써도 됩니다. 다만 돈이 나가는 문서에 근거가 없으면 "이걸 왜 하느냐"는 질문이 돌아오기 쉬우니, 예산 편성 내역이나 사업계획을 근거로 거는 습관을 들이면 반려가 줄어듭니다.
5. 붙임과 "끝." 표시
"끝."의 위치는 처음 쓰는 사람이 가장 많이 틀리는 자리입니다.
- 붙임이 없을 때: 본문 마지막 글자 뒤에 두 타 띄우고
끝. - 붙임이 있을 때: 본문 뒤가 아니라 붙임 목록의 마지막 줄 뒤에 두 타 띄우고
끝. - 본문이 표로 끝날 때: 표 바로 아래 줄, 왼쪽 기본선에서 두 타 띄우고
끝.
붙임은 붙임 1. 견적서 1부.처럼 문서 이름 뒤에 수량과 온점을 붙입니다. 하나뿐이면 번호를 붙이지 않고 붙임 견적서 1부. 끝.으로 씁니다.
6. 올리기 전에 확인할 것
- 제목만 읽고 무슨 일인지 알 수 있는가
- 본문 첫 문장이 "무엇을 어떻게 하겠다"를 담고 있는가
- 날짜가
2026. 10. 1.형식이고 요일이 맞는가 (요일 틀림은 자주 나오는 반려 사유입니다) - 금액이 숫자와 한글로 함께 적혀 있고 붙임 견적서 금액과 같은가
- 붙임 목록과 실제로 첨부한 파일 개수가 같은가
- 결재선에 빠진 협조 부서가 없는가
여섯 가지만 보고 올려도 형식 때문에 돌아오는 문서는 거의 없어집니다.
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q. 기안문과 공문은 다른 건가요?
같은 틀을 씁니다. 내부에서 결재만 받고 끝나는 것은 수신란에 "내부결재"라고 적고, 밖으로 내보내는 것은 수신란에 받는 기관을 적습니다. 그룹웨어의 "시행문 겸용" 양식은 결재가 끝나면 그대로 시행문이 되는 형태입니다.
Q. "끝." 은 꼭 붙여야 하나요?
공문서 규정상 본문이 끝났다는 표시라 붙이는 것이 원칙입니다. 본문 뒤에 내용을 덧붙이는 것을 막는 의미도 있습니다. 붙임이 있으면 본문이 아니라 붙임 목록 끝에 붙입니다.
Q. 항목이 하나뿐이면 번호를 붙이나요?
붙이지 않습니다. 항목 기호는 둘 이상으로 나눌 때 씁니다. 본문이 한 문단이면 기호 없이 바로 적습니다.
Q. 날짜를 2026.10.1 처럼 붙여 써도 되나요?
공문서에서는 숫자 뒤마다 온점을 찍고 한 칸씩 띄워 "2026. 10. 1."로 씁니다. 마지막 일(日) 뒤에도 온점을 찍는다는 점을 자주 빠뜨립니다.