품의서·기안서·지출결의서 차이 — 돈이 나가기까지 문서 순서

핵심 요약 — 기안서는 "이 일을 하겠다", 품의서는 "이 돈을 쓰겠다", 지출결의서는 "이 돈을 내주겠다"를 승인받는 문서입니다. 물건 하나를 사도 품의 → 구매 → 검수 → 결의 → 지급 순서로 문서가 따라갑니다.

1. 세 문서가 승인받는 것

큰 사업이라면 기안 → 품의 → 결의가 모두 따로 올라갑니다. 행사 계획을 기안으로 승인받고, 그 행사에 필요한 물품을 품의로 승인받고, 물품이 들어온 뒤 결의로 대금을 냅니다.

작은 지출은 이 단계를 합칩니다. 그룹웨어 양식 이름이 "지출품의결의서"인 것이 그 예입니다. 품의와 결의를 한 문서로 받는 것인데, 정기 요금처럼 금액이 이미 확정된 건에 주로 씁니다.

사무용 복합기 토너를 사는 경우를 예로 들면 이렇게 흘러갑니다.

회계 시스템과 연동된 그룹웨어에서는 결의 화면에 결의 구분, 예산 과목(프로젝트), 적요, 거래처, 공급가액, 부가세, 입금 계좌까지 입력합니다. 품의 단계에서 거래처와 금액을 정확히 넣어 두면 결의 때 품의서를 참조해 그대로 불러올 수 있습니다.

급해서 먼저 사고 나중에 품의를 올리는 경우입니다. 실무에서 자주 일어나지만 감사에서는 거의 항상 지적됩니다. 정말 급한 건은 구두로 먼저 승인받고, 그 사실을 품의서에 적어 바로 올리세요.

견적보다 실제 청구가 많이 나온 경우입니다. 결의서는 품의 금액을 넘을 수 없으니, 차액을 추가 품의로 받아야 합니다. 배송비·설치비처럼 견적에서 빠지기 쉬운 항목을 품의 때 미리 넣어 두면 피할 수 있습니다.

물건이 다 안 들어왔는데 결의를 올리는 경우입니다. 일부만 납품됐다면 납품된 만큼만 결의하거나, 다 들어온 뒤에 결의합니다.

이 다섯 가지가 있으면 결의 단계에서 다시 물어볼 것이 없습니다. 결의서를 쓸 때 반려되는 이유는 지출결의서가 반려되는 이유에 따로 정리했습니다.

정기 요금처럼 금액과 거래처가 이미 정해진 고정비는 품의와 결의를 한 문서로 처리하는 "품의결의서"를 쓰는 곳이 많습니다. 반면 새로 무언가를 사거나 계약하는 건은 품의를 먼저 받아야 합니다. 이미 산 뒤에 품의를 올리면 사후 품의가 되어 지적 대상입니다.

품의 금액을 넘는 지출은 결의할 수 없는 것이 원칙입니다. 변경 품의를 다시 받거나, 차액만큼 추가 품의를 받습니다. 금액이 작아진 것은 결의서에 실제 금액으로 쓰면 됩니다.

주문한 물건이나 용역이 실제로 계약대로 들어왔는지 확인했다는 기록입니다. 이게 있어야 "돈은 나갔는데 물건은 확인 안 됐다"는 문제가 생기지 않습니다. 일정 금액 이상 물품은 검수 기록을 붙이도록 정한 기관이 많습니다.

참고 안내 — 이 글은 일반적인 사내 지출 처리 흐름을 정리한 실무 참고자료입니다. 예산 과목, 증빙 기준, 전결 금액은 기관의 회계 규정과 위임전결규정에 따라 다르니 소속 기관 규정을 먼저 확인하세요.