툴곰반려 사유 1. 합계가 맞지 않는다
가장 흔한 사유입니다. 본문 금액, 결의 화면 금액, 세금계산서 금액, 붙임 내역 합계 중 하나가 다릅니다. 견적 단계에서 금액이 바뀌었는데 한 곳만 고친 경우가 대부분입니다.
특히 공급가액 + 부가세 = 합계가 원 단위까지 맞아야 합니다. 합계에서 부가세를 역산할 때 반올림 방식 때문에 1원이 어긋나는 일이 생기는데, 이때는 세금계산서에 찍힌 공급가액과 세액을 그대로 옮겨 적으면 됩니다. 직접 나누지 마세요.
반려 사유 2. 증빙이 없거나 맞지 않는다
사업자와 거래하면서 건당 3만원을 넘으면 적격증빙(세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증)이 필요합니다. 자주 빠지는 것들은 이렇습니다.
- 세금계산서는 있는데 거래명세서(품목 내역)가 없다
- 카드 전표의 가맹점명이 견적서의 업체명과 다르다 (본사·대리점 명의 차이)
- 물품 구입인데 검수조서가 없다
- 용역인데 결과물이나 완료 확인서가 없다
반려 사유 3. 예산 과목이 틀렸다
같은 돈이라도 어느 예산에서 나가느냐에 따라 과목이 다릅니다. 사무용품은 일반 운영비, 행사용 물품은 해당 사업비에서 나가는 식입니다. 과목을 잘못 고르면 회계 담당이 돌려보내거나, 더 나쁘게는 그대로 처리됐다가 연말 결산 때 문제가 됩니다. 품의 때 고른 과목을 결의 때도 그대로 쓰는지 확인하세요.
반려 사유 4. 품의 금액을 넘었다
결의 금액이 품의 금액보다 크면 처리할 수 없습니다. 배송비, 설치비, 수량 추가가 원인인 경우가 많습니다. 추가 품의를 먼저 받으세요.
반려 사유 5. 적요가 불명확하다
적요는 나중에 장부만 보고 무슨 지출인지 알 수 있게 쓰는 한 줄입니다. "물품 구입", "비용 지급"처럼 쓰면 돌아옵니다.
| 나쁜 적요 | 좋은 적요 |
|---|---|
| 물품 구입 | 사무용품(복사용지 외 5종) 구입 |
| 식대 | 협력기관 실무자 간담회 식비(10. 15., 6명) |
| 요금 | 2026년 10월 인터넷 및 전화 요금 |
반려 사유 6. 간담회·식비 서류가 부족하다
업무추진비나 간담회비는 감사에서 가장 자세히 보는 지출입니다. 일시, 장소, 참석자 명단(소속·이름), 목적, 1인당 금액이 다 있어야 합니다. 기관마다 1인당 한도가 있으니 인원으로 나눈 금액이 그 안인지도 보세요. 주말·심야 사용, 주류 비중이 큰 영수증은 별도 소명을 요구받는 경우가 많습니다.
반려 사유 7. 거래처 정보가 다르다
세금계산서의 사업자등록번호, 결의서의 거래처, 입금 계좌 예금주가 모두 같은 사업자여야 합니다. 대표자 개인 계좌로 입금을 요청받는 경우는 원칙적으로 안 됩니다. 처음 거래하는 곳은 사업자등록증 사본과 통장 사본을 받아 거래처 관리대장에 올려 두면 다음부터 확인이 빠릅니다.
올리기 전 점검표
- 본문·결의 화면·세금계산서·내역서 금액이 모두 같은가
- 공급가액과 부가세를 세금계산서에서 그대로 옮겼는가
- 적격증빙이 붙어 있는가 (3만원 초과)
- 물품이면 검수조서, 용역이면 완료 확인이 있는가
- 품의 때와 같은 예산 과목인가, 품의 금액 안인가
- 적요만 보고 무슨 지출인지 알 수 있는가
- 거래처·사업자번호·예금주가 같은 사업자인가
지출결의서 서식의 금액 칸은 손으로 더하면 틀리기 쉽습니다. 툴곰 지출결의서는 내역 열다섯 줄의 합계를 자동으로 더해 일금 칸에 다시 적어 주고, 적요만 있고 금액이 빈 줄은 붉게 표시합니다. 공급가액과 부가세를 나눠야 하면 부가세 계산기를 쓰세요.
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q. 카드 영수증만 있으면 증빙이 되나요?
법인카드 매출전표는 적격증빙으로 인정됩니다. 다만 기관에 따라 카드 전표와 함께 무엇을 샀는지 보여주는 거래명세서나 품목 내역을 붙이게 하는 곳이 많습니다. 영수증에 품목이 "상품"으로만 찍혀 있으면 내역을 따로 받아 두세요.
Q. 간이영수증으로 처리해도 되나요?
사업자와의 거래에서 건당 3만원을 넘으면 세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증 같은 적격증빙을 받아야 합니다. 간이영수증은 그 이하 소액이거나 적격증빙을 받을 수 없는 예외 상황에서만 쓰고, 그 경우에도 사유를 적어 두는 것이 안전합니다.
Q. 세금계산서 날짜와 결의 날짜가 달라도 되나요?
달라도 됩니다. 다만 세금계산서 작성일이 품의일보다 앞서면 "품의 전에 샀다"는 뜻이 되므로 사후 품의 문제가 생깁니다.